Prowadzenie małej lub średniej firmy to ciągłe poszukiwanie balansu między rosnącymi kosztami prowadzenia biznesu a rygorystycznymi wymogami polskiego prawa. Zapewnienie poprawnych warunków zatrudnienia to twardy obowiązek każdego szefa, a za jego zignorowanie grożą dotkliwe kary nakładane przez inspektoraty pracy. Kiedy budżet staje się napięty, pracodawcy stają przed trudnym dylematem: zatrudnić inspektora na pełny etat czy zlecić to zadanie zewnętrznym profesjonalistom?

Kiedy pracodawca musi zatrudnić behapowca na etat?

Prawo pracy jasno precyzuje tę kwestię: obowiązek utworzenia wewnętrznej komórki ds. bezpieczeństwa i higieny pracy powstaje w momencie zatrudnienia powyżej 100 pracowników. W mniejszych przedsiębiorstwach pracodawca może powierzyć te zadania specjalistom spoza zakładu pracy lub – po spełnieniu odpowiednich warunków – wykonywać je samodzielnie.

Powołana służba bhp to wyodrębniona jednostka organizacyjna, która podlega bezpośrednio zarządowi i ma za zadanie stałą kontrolę warunków panujących na halach czy w biurach. Jej rola nie ogranicza się do szkoleń, ale obejmuje prowadzenie pełnej dokumentacji powypadkowej i doradzanie w zakresie wdrażania bezpiecznych technologii produkcji.

Oto jak dokładnie wyglądają wymogi ustawowe w zależności od wielkości przedsiębiorstwa:

• Do 10 pracowników – właściciel może sam pełnić funkcje kontrolne, o ile posiada ukończone odpowiednie szkolenie przeznaczone dla pracodawców.
• Od 11 do 100 pracowników – zadania można powierzyć pracownikowi wykonującemu w firmie inną pracę lub całkowicie wydelegować do zewnętrznego podmiotu doradczego.
• Powyżej 100 pracowników – bezwzględny nakaz zatrudnienia pracownika na umowę o pracę w dedykowanej do tego komórce.

Ile rzeczywiście kosztuje wewnętrzny specjalista w firmie?

Decyzja o stworzeniu nowego etatu wiąże się z konkretnymi nakładami finansowymi, które znacznie wykraczają poza samą pensję wypłacaną na konto pracownika. Średnie rynkowe wynagrodzenie doświadczonego eksperta z uprawnieniami wynosi obecnie od 6000 do 9000 złotych brutto miesięcznie, zależnie od regionu, branży oraz stopnia ryzyka w zakładzie. Do tego dochodzą składki ZUS opłacane przez pracodawcę, co podnosi realny, miesięczny koszt zatrudnienia o dodatkowe kilkadziesiąt procent.

Wydatki nie kończą się jednak na samym wynagrodzeniu zasadniczym. Przedsiębiorca zmuszony jest zorganizować odpowiednie zaplecze biurowe i techniczne. Zatrudniona osoba musi mieć zapewnione stanowisko pracy, co w przypadku wynajmowanych biurowców oznacza opłacanie dodatkowych metrów kwadratowych powierzchni.

Zestawienie stałych, miesięcznych kosztów utworzenia takiego etatu obrazuje skalę obciążeń:

• Wynagrodzenie brutto wraz z narzutami pracodawcy: ok. 7200 – 10800 zł.
• Amortyzacja sprzętu elektronicznego (komputer, telefon, drukarka): 300 – 500 zł.
• Obowiązkowe kursy podnoszące kwalifikacje zawodowe: ok. 200 zł miesięcznie (w przeliczeniu rocznym).
• Oprogramowanie specjalistyczne do prowadzenia rejestrów kadrowych: 150 – 300 zł.

Utrzymanie jednego eksperta to wydatek rzędu nawet 12 000 zł każdego miesiąca. Dla firmy zatrudniającej 40 lub 50 osób stanowi to ogromne obciążenie płynności finansowej. Co gorsza, w organizacjach tej wielkości etatowiec nierzadko nie ma wystarczająco dużo obowiązków, aby realnie zagospodarować pełne 160 godzin pracy w miesiącu.

Ukryte koszty braków w dokumentacji ewakuacyjnej i technicznej

Oszczędzanie na procedurach bezpieczeństwa poprzez ignorowanie tematu to najkrótsza droga do potężnych strat finansowych. Podczas niezapowiedzianych wizytacji Państwowej Inspekcji Pracy czy Straży Pożarnej weryfikowane są najdrobniejsze szczegóły. Braki w segregatorach to nie tylko nałożenie mandatu karnego, ale w skrajnych przypadkach nakaz natychmiastowego wstrzymania prac linii produkcyjnej.

Każdy zarządca dużego budynku lub właściciel strefy przemysłowej musi legitymować się perfekcyjnie przygotowaną bazą procedur prewencyjnych. Profesjonalnie opracowana instrukcja bezpieczeństwa pożarowego narzuca zasady postępowania na wypadek pojawienia się ognia i jest wymogiem bezwzględnym w większych obiektach. Brak terminowej aktualizacji tego dokumentu (na przykład po przebudowie rozkładu pomieszczeń) daje towarzystwom ubezpieczeniowym twardą podstawę do odmowy wypłaty odszkodowania po pożarze.

Kary finansowe i odmowy wypłat z polis najczęściej wynikają z następujących zaniedbań:

• Przeterminowane o kilka miesięcy szkolenia okresowe dla zatrudnionej załogi.
• Brak aktualnej oceny ryzyka zawodowego dla nowo wprowadzonych stanowisk (szczególnie maszynowych).
• Nieodpowiednie oznakowanie dróg ucieczki oraz brak wymaganej liczby legalizowanych gaśnic.

Zewnętrzna firma doradcza to optymalizacja budżetu

Przekazanie nadzoru podmiotom zewnętrznym to dla przedsiębiorstw z sektora MŚP czysty zysk operacyjny. Zamiast płacić z góry za pełen etat jednej osoby, firma opłaca precyzyjnie dobrany pakiet usług dostosowany do jej realnych, miesięcznych potrzeb. Ogromną zaletą tego modelu jest dostęp do całego sztabu ludzi o zróżnicowanych kompetencjach – od inspektorów sprawdzających ergonomię pracy po inżynierów projektujących zabezpieczenia budynków.

Taka stała obsługa bhp firmy zwalnia członków zarządu z męczącego obowiązku śledzenia wciąż zmieniających się ustaw i rozporządzeń. W przypadku wystąpienia wypadku przy pracy lub niespodziewanej kontroli urzędników, to audytorzy ze wsparcia zewnętrznego reprezentują organizację. Omija się również prozaiczny problem urlopów wypoczynkowych czy nagłych zwolnień lekarskich – wynajęta agencja musi zapewnić ciągłość realizowanego kontraktu.

Delegowanie tych obowiązków wykwalifikowanym inżynierom to gwarancja poprawności każdego wystawionego protokołu. Decydując się na ekspertów z Prevent4You, przedsiębiorca stawia na doświadczenie absolwentów Szkoły Głównej Służby Pożarniczej. Audytorzy przejmują na siebie całość ciężkiej biurokracji, od szczegółowych analiz stanowiskowych po prowadzenie rejestrów wypadków i organizację kursów pierwszej pomocy. Zarząd firmy odzyskuje w ten sposób dziesiątki godzin, które może przeznaczyć na zdobywanie rynków i rozwój sprzedaży.

Solidna tarcza chroniąca podwładnych i majątek firmy nie wymaga pompowania kosztów stałych. Dla organizacji zatrudniających poniżej setki osób, model abonamentowy jest pod względem matematycznym i organizacyjnym najlepszą dostępną opcją na rynku.